Concur Expense: レポート処理

Standard Edition ユーザー ガイド

最終更新日, 2019年10月31日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

Expense
Professional/Premium edition
 Standard edition

 Travel
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Invoice
 Professional/Premium edition
 Standard edition

Request
 Professional/Premium edition
 Standard edition

目次

セクション 1: 概要 1

セクション 2: レポートの処理の表示管理 2

レポートの処理ページの優先設定を設定する 2

レポートの処理ページのページ列を管理する 4

経費のリスト列を管理する 6

セクション 3: レポートを検索する 7

経費精算レポートを検索する 7

検索文字を入力して経費精算レポートを検索する 7

照会を利用して経費精算レポートを検索する 8

検索照会の利用 8

条件式について 8

[照会の追加] ページと条件エディタ 11

照会の作成方法の決定 12

照会の管理 13

照会を新規作成する 13

既存の照会を編集する 14

照会の削除 14

照会結果のエクスポート 15

セクション 4: レポート情報の表示と修正 16

経費精算レポートを開く 16

レポートの詳細を表示 16

レポート総計を表示する 17

領収書の表示 18

リッチ データ 20

領収書を添付 21

経費に追加できる領収書の行項目 領収書イメージ添付機能について 22

[経費に添付できる領収書] を使用して、経費エントリに領収書イメージを添付する 25

その他の添付ファイルオプション 28

領収書のイメージの表示および操作 29

プラグイン経由で Chrome ブラウザからの領収書イメージを送信 30

プラグインを使用して領収書イメージを取り込む 30

領収書紛失届を処理する 31

レポートのコメントを表示する 32

配賦の表示 33

明細の表示 35

レポート ヘッダーを表示する 36

監査証跡の表示 37

ワークフローの表示 40

規定外フラグの表示の管理 41

レポートを印刷する 43

経費タイプを修正 44

コメントを添えたレポートをメール送信する 45

セクション 5: レポート ステータスを修正する 46

レポートの領収書ステータスを設定する 46

経費エントリの確認ステータスを設定する 47

レポートを従業員に差戻す 49

承認済レポートの撤回 51

セクション 6: レポートおよび経費を承認する 52

レポートの承認 52

経費エントリの一部を承認または却下する 52

経費を従業員に差戻す 55

差戻し可能なエントリについて 56

すべての経費を差戻す 56

セクション 7: レビュー中メッセージの使用 56

レポートにマークする 58

コメントの表示 59

レポートのマークを解除する 60

一括アップデート - 制限 62

「レビュー中」レポートの撤回 62

改訂履歴

レポートの処理

概要

経費処理者は [レポートの処理] ページから、レポートの表示、領収書のマーク（受領済にする）、領収書のアップロード、レポートの承認、経費精算レポートの履歴表示などを行うことができます。

経費精算レポートの処理の一般的な手順は以下のとおりです。

1. 経費精算レポートを探し、エントリを表示します。
2. 経費領収書が受領されているか確認します（必要に応じて）。
3. 必要に応じて、領収書を受領済としてマークします。
4. 支払に向けて経費精算レポートを承認します。

[レポートの処理] ページで、処理者は次の操作ができます。

• 検索フィールドを使って経費精算レポートを検索
• レポート総計、明細、監査証跡、領収書のイメージおよびコメントを表示
• 配賦を表示および修正
• 承認ステータスを更新
• レポートおよび/または行項目レベルで、画像のスキャンおよびアップロード
• 表示オプションを複数使用して作業を効率化

レポートの処理の表示管理

処理者は [レポートの処理] ページでいくつかの要素を変更することができします。

1. [レポートの処理] ページにアクセスするには:

[経費精算] > [レポートの処理] をクリックします。[レポートの処理] ページが表示され、[処理待ちのレポート] が規定で表示されます。

1. [レポートの処理] ページの名前は表示されている照会と一致します。

レポートの処理ページの優先設定を設定する

[レポートの処理] ページの動作を設定することができます。

1. ページの動作を設定するには:
2. [レポートの処理] ページで、[優先設定] をクリックします。

1. 適切なフィールドを入力します。

1. [優先設定] を閉じるには、[優先設定] または画面のほかの領域をクリックします。

レポートの処理ページのページ列を管理する

[レポートの処理] ページのレポートの列は必要に応じて追加、削除、並べ替えが可能です。

1. レポートの列を追加または削除するには:
2. [リストの設定] をクリックします。

1. 目的の列のチェック ボックスを選択（有効化）します。
2. 列のチェック ボックスを解除（無効化）します。
3. [OK] をクリックします。
4. [レポートの処理] ページの列を並べ替えるには:

[レポートの処理] ページで、列をラッグ アンド ドロップして場所を移します。列が挿入される場所に矢印が表示されます。新しい順序で列が表示されます。

経費のリスト列を管理する

[レポートの処理] ページの リストセクションに表示される経費の列は追加、削除、並べ替えが可能です。

1. ただし、経費リストの大きさは表示エリアの 75% までが限度です。残りの 25% は経費エントリ ペインのために確保されます。
2. 経費リストの列を追加または削除するには:
3. [表示] > [カスタム] をクリックします。[リストの設定] ウィンドウが表示されます。

1. 目的の列のチェック ボックスを選択（有効化）します。
2. 列のチェック ボックスを解除（無効化）します。
3. [OK] をクリックします。
4. 経費リストの列を並べ替えるには:

[レポートの処理] ページの経費リスト セクションで、列をラッグ アンド ドロップして場所を移します。列が挿入される場所に矢印が表示されます。新しい列の順序が表示されます。

レポートを検索する

経費精算レポートを検索する

処理者は、 [レポートの処理] ページで [レポートの検索条件] を使用し経費精算レポートを検索することができ、規定または保存された照会を行うことができます。

開始時、[レポートの処理] ページは空欄です。ページを開くと、規定で [処理待ちのレポート] 照会が表示されます。

検索文字を入力して経費精算レポートを検索する

[レポートの検索条件] で、特定の経費精算レポートの情報を検索することができます。（従業員名 = Brown）Brown という姓の従業員が作成した経費精算レポートだけが検索結果として返されます。

1. 検索フィールドを使用して経費精算レポートを検索するには:
2. [レポートの検索条件] で、リストから [従業員の姓] などを選択します。

• 演算子を選択します。この例では [前方一致] を選択します。
• デリケートなデータに関しては、カレンダーで日付を選択するか、mm/dd/yyyy を入力します。
• B などの文字を入力します。ワイルドカード記号 (*) を入力すると、結果が絞り込まれることなくすべての経費精算レポートが返されるため、結果表示に遅れが生じます。

1. [検索] をクリックします。[検索] の基準に一致する経費精算レポートだけが検索結果に表示されます。

照会を利用して経費精算レポートを検索する

既定の照会の [処理待ちのレポート] の照会、あるいは自分で作成した照会を使ってレポートを検索することができます。[処理待ちのレポート] の照会が実行されると、事前申請が保留中のすべての経費精算レポートが [レポートの処理] ページに表示さ、ます。

1. 自分で作成した照会を使用して経費精算レポートを検索するには:

[照会の実行] メニューから目的の照会をクリックします。[レポートの処理] ページが検索結果を反映して更新されます。

検索照会の利用

処理者は、[レポートの処理] ページにある [照会の作成/管理] メニューを使用して、検索照会の新規作成および既存の照会の管理を行うことができます。照会は if - then 形式の条件文です。定義された条件を満たす場合にレポートを表示します。

条件式について

条件式を作成または編集する際、処理者は以下の点を考慮する必要があります。

• 式に含めることのできる条件の数は無制限です。以下は「2014 年の経費精算レポート」の条件式です。

• 2 つの条件がブール演算子「および」で結合されています。

条件は通常、フィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。たとえば、以下のようになります。

• フィールドはデータ オブジェクト（データベース テーブル）とフィールド（データベースの列）で構成されており、データ オブジェクト内に置かれています。クリックされたフィールドによって条件のデータ タイプ（数字、テキスト、日付など）が定義されます。

1. 次の条件を作成する場合は、フィールドのデータ タイプが最初のフィールドのデータ タイプと一致している必要があります。

• 演算子は、あらかじめ定義された比較演算子（が次の値に等しい、が次の値に等しくない、より大きい、など）です。比較するデータのタイプによって演算子のリストは変わります。
• 値は固定値です。フィールドと同様にさまざまなデータ タイプがありますが、フィールドのデータ タイプと一致している必要があります。

複数の条件を組み合わせる場合は、それぞれの条件を「および」もしくは「または」で区切ります。条件は末尾に追加することも、間に挿入することも可能です。

括弧はオプションで、「および」 / 「または」演算子の演算の順序を定義するために使用します。括弧がない場合は、左から右へ「および」 / 「または」の演算を実行します。「または」よりも「および」が優先されることはなく、単純に左から右へ式が評価されます。

条件式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に一致していなければなりません。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。

左右の括弧の位置と数が正しい例:

（条件 1）および（条件2）

左右の括弧の数は一致しているが、位置が正しくない例:

条件 1）および（条件 2
条件 1） および（条件 2）または（条件 3
（条件 1））および（条件 2

単純な条件の例:

条件は、以下のように単純なブール比較です。

レポート総計が 1000 より大きい

条件はレポート総計が 1000 より大きいかどうか確認します。真の場合、検索されたレポートが表示されます。偽の場合、レポートは表示されません。

複雑な条件の例:

上記の例のように条件式が 1 つの条件だけの場合もあれば、「および」 / 「または」の演算子や括弧で複数の条件が連結されている場合もあります。たとえば、以下の例では条件が 4 つ含まれます。

レポート日 [が次より大きい] 2014/09/30（従業員の姓が Smith または Jones に等しい）、およびレポート総計 [が次より大きい] 5000

[照会の追加] ページと条件エディタ

照会を追加する際、処理者は条件エディタを使用します。

[照会の追加] ページのそれぞれの行に条件が 2 つ表示されています。次の表は、[照会の追加] ページの各フィールドについて説明しています。

照会の作成方法の決定

照会を作成あるいは編集する際は、条件式を定義します（照会の if の部分です）。式には、「および」や「または」で区切った複数の条件を含むことができます。たとえば、以下のようになります。

• ある処理者が、総計が 500 US ドル以上のすべての経費精算レポートを検索ifます。

（レポート総計が 500 US ドル以上）

[照会の追加] ページは次のようになります。

照会の管理

照会を新規作成する

それぞれの処理者は、[レポートの処理] ページを使用し新しい照会を作成することができます。照会は、ユーザーが管理権限を持つ従業員グループに対して実行可能です。

1. 照会を新規作成するには:
2. [照会の作成/管理] > [新しい照会作成] をクリックします。[照会の追加] ページが表示されます。

このページには次の項目が含まれます。

1. 必要に応じて条件の行を追加してください。
2. 途中に条件を挿入する場合は、新しい条件の後ろになる条件をクリックし、[挿入] をクリックします。
3. [保存] をクリックします。[レポートの処理] ページに戻ります。[照会の実行] メニューに照会が表示されるようになります。

既存の照会を編集する

処理者は [照会の作成/管理] メニューで照会を編集することができます。

1. 既存の照会を編集するには:
2. [照会の作成/管理] をクリックします。
3. 目的の照会をクリックします。[照会の編集] ページが表示されます。

1. [照会の編集] ページで、条件の内容を編集、あるいは新しい条件の行を追加、削除します。
2. [保存] をクリックします。[レポートの処理] ページが表示されます。

照会の削除

照会はユーザーごとに作成されます。したがって、照会の作成者のみが閲覧と操作を行うことができます。誤って削除してしまった場合は作成し直してください。

1. 照会を削除するには:
2. [照会の作成/管理] をクリックします。
3. 目的の照会をクリックします。[照会の編集] ページが表示されます。

1. [照会を削除] をクリックします。[照会の実行] メニューから照会が削除されます。

照会結果のエクスポート

結果は Excel 形式のファイルにエクスポートできます。

1. 照会結果をエクスポートするには:
2. [照会の実行] メニューから目的の照会をクリックします。
3. [検索] をクリックします。検索結果が表示されます。
4. [Excel に送信] をクリックします。

1. [保存] をクリックします。
2. ファイルの保存場所をクリックします。
3. [保存] をクリックします。

レポート情報の表示と修正

経費精算レポートを開く

[レポートの処理] ページで、目的の経費精算レポートをクリックします（経費精算レポートの情報を表示している部分であれば、チェック ボックス以外のどこをクリックしてもレポートは開きます）。レポート名はページのナビゲーション エリアに表示されます。経費 ([経費リスト] セクション) は左側に表示され、経費の詳細情報は右側に表示されます。

レポートの詳細を表示

処理者は、レポートの詳細を２つの方法で表示することができます。

経費精算レポートを表示中にマウス ポインタを乗せると、レポート詳細が含まれるウィンドウが開きます。詳細ウィンドウに表示されるアイコンの例は以下の通りです:

• 配賦

• コメント

[詳細] メニューを使用し全レポート詳細を表示する[詳細] メニューは下記のような情報を含みます:

• 監査証跡
• コメント
• レポート ヘッダー
• 総計

処理者は、いくつかのレポート詳細を修正することができます。これらには、以下が含まれます。

• 配賦
• レポート ヘッダーの情報
• レポート エントリの経費タイプ

レポート総計を表示する

1. [レポートの処理] ページで、レポートを選択します。

1. [詳細] > [総計] をクリックします。

1. [レポート総計] ウィンドウが表示されます。

1. [閉じる] をクリックします。

領収書の表示

処理者は、レポートおよび/または経費エントリ レベルで既存の領収書のイメージを確認することができます。処理者は、レポートが表示のため開かれている際に領収書のイメージを自動的に開くかどうか設定することができます。

• 詳細は本ガイドの「レポートの処理 ページの優先設定を設定する」のセクションをご参照ください。

1. 領収書イメージを閲覧するには：
2. [レポートの処理] ページで、目的の経費精算レポートを開きます。
3. （オプション） 経費エントリ領収書イメージの管理の仕方を示した [領収書管理] ウィンドウが開きます。 [閉じる] をクリックしてウィンドウを閉じ、[次回からこのプロンプト表示で入力を促さない] チェックボックスを選択（有効化）します。
4. [レポートを開いた際に領収書を自動表示] が選択されている（有効化）場合、領収書は別のウィンドウで開きます。

1. [優先設定] > [レポートを開いた際に領収書を自動表示] が選択されていない（無効化）場合、次の領収書の表示動作を選択します。

• [領収書] > [新しいウィンドウで領収書を表示] または [現在のウィンドウで領収書を表示] をクリックします。

• 経費が開いた状態で、[領収書イメージ] アイコンまたはタブをクリックします。

リッチ データ

リッチ データが含まれる取引がクレジット カード フィードからインポートされた場合、必要な領収書の代わりにリッチ データを使用できます。リッチ データに対応している国々では、リッチ データがあれば、領収書必須の条件を満たすことができます。

例: [設定ウィザード] の [コンプライアンス] ステップで、領収書を必要とするようにレンタカー経費タイプが設定されているとします。Chris Miller に、リッチ データが含まれるレンタカー用の法人カード取引があるとします。リッチ データは添付された領収書とみなされるため、レンタカー経費エントリに領収書イメージを追加することなく、Chris は経費精算レポートを提出できます。

• 詳細については「Client Fact Sheet Rich Data – Company Card Transactions as Receipts in Standard Edition」をご参照ください

領収書を添付

領収書イメージは、従業員によってレポートおよび/または経費エントリ レベルで添付されます。処理者も必要に応じいずれかのレベルでイメージを添付することができます。

1. レポートまたは経費エントリにイメージを添付するには:
2. [領収書] ＞ [領収書のイメージを添付] または [領収書の添付] をクリックします。

1. 設定により異なるバージョンの [領収書のアップロードと添付] ウィンドウが表示され、以下のいずれかで領収書イメージを添付することができます:

• [経費精算レポート] または [経費エントリ レベル: 領収書のイメージを添付] コマンドで、レポートまたは経費エントリ レベルで領収書を添付するオプションが選択できます。

• [経費エントリ レベル: 領収書のイメージを添付] をクリックすると、そのエントリに対してのみ、領収書イメージをアップロードすることができます。

1. [参照] をクリックします。
2. 目的の画像をクリックします。
3. [開く] をクリックします。
4. 次のいずれかの操作を行います。

• （経費エントリ） 表示している経費エントリに領収書イメージを添付するには、 [アップロード] をクリックします。ウィンドウは自動で閉じます。
• [経費タイプ] の経費エントリをクリックし、選択した経費エントリに領収書イメージを添付するため [添付] をクリックします。
• [添付] をクリックして経費精算レポートに領収書イメージを添付します。

1. オプション: [領収書のイメージを添付] コマンドを使用した場合、[閉じる] をクリックします。
2. FAX 送信票を印刷し、それを領収書原本のFAX 送信票として使用すれば、レポートに新しい画像を添付することもできます。領収書を FAX する機能は米国の企業に限ります。

経費に追加できる領収書の行項目 領収書イメージ添付機能について

[経費に添付できる領収書] は [Concur イメージング サービス] と連動しています。そのため、ユーザーは、メールまたはアップロードした領収書イメージを経費エントリ レベルの行項目（のみ）に添付することができます。また、このデザインは、ユーザー インターフェイスに複数の画像添付し、ユーザー サイトの柔軟性をサポートしています。マネージャーおよび処理者にとり、特定の行項目経費エントリの領収書イメージを照合するタスクは、エントリおよびイメージが並んで表示されることで単純化されました。

一旦照合されると、ユーザーは領収書イメージを [経費に追加できる領収書] に PDF、 PNG、または JPEG フォーマットで直接メールすることができます。また、メール本文に埋め込むことも可能です。ユーザーは [経費に添付できる領収書] の [メール照合] を使用してメール アドレスを照合することができます。

また、[プロファイル] でメール アドレスを照合することも可能です。

[経費に添付できる領収書] にイメージを送信する際は、以下のガイドラインに沿って行ってください:

• メールの各添付ファイルは、「1 つ」のイメージ ファイルとして扱われます。1 つのイメージ ファイル内に 2 つの領収書イメージがあっても、1 つの領収書イメージとして扱われます。
• メールの本文に埋め込まれた1つのイメージは、1つのイメージ ファイルとして扱われます。
• 同じメール上で、イメージ ファイルを添付しメール本文にも埋め込む場合の動作はサポートされていません。その場合、埋め込まれたイメージは考慮されません。

[経費に添付できる領収書] を使用して、経費エントリに領収書イメージを添付する

ユーザーは経費エントリの作成中、以下の段階でイメージを添付することができます:

• 経費エントリ作成中に [経費に添付できる領収書] オプションを利用する。
• 作成後、[経費に添付できる領収書] オプションを利用する。

1. [経費に添付できる領収書] を使用して、経費エントリに領収書を添付するには:
2. エントリを作成またはクリックします。（[詳細] ビューで開きます。)
3. [経費に添付できる領収書] をクリックします。

1. 次のいずれかの操作を行います。

• イメージを経費エントリの上に直接ドラッグします。（行を選択すると灰色にハイライトされます）

• 領収書上で、[イメージを表示] ()をクリックし、[保存] をクリックします。

• 領収書上で、[イメージを表示] ()をクリックし、[添付] ()をクリックします。

1. 経費エントリ行に、領収書が添付されていることを示す [領収書を受領済]　アイコンが表示されていることを確認してください。

1. （オプション） 経費エントリごとに繰り返します。

その他の添付ファイルオプション

ユーザーは [詳細] ビューでエントリが開かれた際に表示される [領収書の添付] ボタンを使用し、[経費に添付できる領収書] から直接イメージを添付することもできます。

アップロード可能な [領収書の添付] ウィンドウが開きますが、該当のチェックボックスを選択することでユーザーが [経費に添付できる領収書] からイメージを選択することができるサブ セクションも含まれます。

ローカルに保存された領収書もアップロード可能です。[経費に添付できる領収書] の [アップロード] ボタンを使用して行います。

領収書のイメージの表示および操作

[経費に添付できる領収書] のイメージは、以下の方法で表示、または変更することができます。

• イメージを回転させて [保存] する（JPG および PNG のみ）: [経費に添付できる領収書] を開き直接クリックし [詳細] ビューでイメージを開く - 回転アイコン() が表示されるので、ユーザーはイメージ回転させ、正しい向きで [保存] をクリックします。

• 経費エントリのイメージを表示する: [詳細] ビューで経費エントリを開き [領収書イメージ] タブをクリックするか、 経費エントリ行の [受領済みの領収書] アイコン () にマウスを乗せます。

• 経費精算レポートに関連するイメージをすべて表示する: 新しい/現在のウィンドウで [領収書] > [領収書の表示] をクリックし、すべての経費精算レポートおよび経費エントリ行項目イメージを PDF ビューワーで表示する。

プラグイン経由で Chrome ブラウザからの領収書イメージを送信

Concur Travel & Expense Web Receipts プラグインを Chrome ウェブストアからインストールすると、Google Chrome ブラウザ内から直接領収書のスクリーンショットを撮り、経費に添付できる領収書ライブラリ内のフォルダに送信することができます。

まず、[検索] ボックスに「Concur Travel & Expense Web Receipts」と入力して、SAP Concur プラグインをダウンロードします。

使用条件に同意して、[追加] をクリックします。

プラグインがダウンロードされ、Google ブラウザ ウィンドウの右上端にアイコンが表示されます。

プラグインを使用して領収書イメージを取り込む

1. ブラウザ ウィンドウから領収書イメージを取り込みには:
2. アイコンをクリックし、 [Concur Travel & Expense に接続] をクリックします。

1. SAP Concur にログイン:

1. 右クリックのコンテキスト メニューの [領収書を作成] をクリックするか、直接アイコンをクリックして、メニューからコマンドを選択します。
2. 必要な部分を指定して、[取り込み] をクリックします。
3. イメージが SAP Concur 領収書フォルダにコピーされ、[経費に添付できる領収書]で利用可能になります。

領収書紛失届を処理する

1. この機能は、管理者が設定で有効化している場合のみ利用可能です。

経費精算レポートの行項目に領収書イメージの追加が必須であるにもかかわらず、領収書イメージを提供できない場合、実際の領収書の代わりに領収書紛失届にデジタル署名し、個々の経費に添付して提出することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。

処理者の唯一の役目は、領収書のイメージを必要とするレポート エントリに、領収書のイメージ代わりに紛失届を添付することです。これは、ユーザーの代理、および処理者では、紛失届を変更できないためです。領収書イメージが見つかり、添付が必要になった場合、処理者の役目としては、正しいイメージ ファイルを添付できるようレポートを返すだけです。

レポートのコメントを表示する

1. コメントを表示および追加するには：
2. [レポートの処理] ページで、[詳細] > [コメント] をクリックします。

[コメント履歴] ウィンドウが表示されます。

1. このウィンドウでコメントの表示と追加ができます。
2. [閉じる] をクリックします。

配賦の表示

処理者は配賦の詳細を表示することができます。精算の構成によっては配賦フィールドを編集できない場合があります。

1. 配賦を表示および修正する:
2. [レポートの処理] ページで、配賦アイコン（）にマウス オーバーして、配賦を表示します。

1. [詳細] > [配賦] をクリックします。[レポートの配賦] ペインが表示されます。
2. 1つまたは複数の経費をクリックします。
3. [選択した経費の配賦] をクリックします。

1. 必要な変更を加えます。
2. [保存] をクリックします。
3. [完了] をクリックします。

明細の表示

処理者は経費の明細化の詳細を表示し、選択した詳細を修正することができます。経費リストの上部にある明細化の詳細アイコンをクリックすると、すべての経費項目の明細リストが展開され（または折りたたまれ）ます。個々の経費明細も、明細化の詳細アイコンを使用して、展開する（または折りたたむ）ことができます。

1. 明細を表示および修正するには:
2. [レポートの処理] ページで、明細化の詳細アイコン()をクリックします。

明細 リストが表示されます。

1. 明細の行をクリックします。右側のペインに明細化の詳細が表示されます。
2. 必要な変更を加えます。
3. [保存] をクリックします。

レポート ヘッダーを表示する

[経費精算ホーム] ページでは、レポート ヘッダーの情報を閲覧することができます。レポートヘッダーには、ヘッダー フィールドやそれに関連する購買申請が含まれます。

1. [経費精算ホーム] ページの名前は表示されている経費精算レポートと一致します。
2. レポート ヘッダーを表示し修正するには:
3. [経費の管理] ページで、 [詳細] > [レポート ヘッダー] をクリックします。

[レポート ヘッダー] ウィンドウが表示されます。

1. 必要な変更を加えます。
2. [保存] をクリックします。

監査証跡の表示

処理者は、経費精算レポートの監査証跡を表示できます。このページは読取専用です。

1. System Concur によって更新されたアクションが表示されます。System Concur は、Expense の System 従業員の名前です。システムによって自動的に承認されたレポート ステータスの変更がある場合、監査証跡にこの名前が表示されます。
2. 監査証跡を表示するには:
3. [経費の管理] ページで、 [詳細] > [監査証跡] をクリックします。

[監査証跡] ウィンドウが表示されます。

1. 完了したら、[閉じる] をクリックします。

証跡が追加される主なレポート レベルの操作は、以下のとおりです。

証跡が追加される主なエントリ レベルの操作は、以下のとおりです。

ワークフローの表示

処理者は、経費精算レポートの承認ワークフローを確認することができます。

1. 承認フローを表示するには:

[レポートの処理] ページで、[詳細] > [承認フロー] をクリックします。

[レポートの承認フロー] ウィンドウが表示されます。

規定外フラグの表示の管理

[レポートの処理] ページでは、経費精算レポートの規定外フラグを非表示にすることができます。

1. レポートの規定外フラグを非表示にするには:

[レポートの処理] ページで [規定外フラグの非表示] をクリックします。

[規定外フラグ] ペインが非表示になります。

1. レポートの規定外フラグを表示するには:

[レポートの処理] ページで [規定外フラグの表示] をクリックします。

[規定外フラグ] ペインが表示されます。

レポートを印刷する

処理者は [レポートの処理] ページで経費精算レポートを印刷することができます。

1. 経費精算レポートを印刷するには:
2. [レポートの処理] ページで [印刷/メール] をクリックします。

1. 目的の印刷形式をクリックします。

印刷には以下の形式が利用できます。

1. 目的のオプションを選択します。

• 必要に応じて [経費の表示] チェック ボックスを選択（有効化）または解除（無効化）します。
• 必要に応じて [明細の表示] チェック ボックスを選択（有効化）または解除（無効化）します。

1. [印刷] をクリックします。

経費タイプを修正

経費処理者は、従業員の間違いを修正するため、経費単位の経費タイプを限定的に修正することができます。エントリの経費タイプを修正する際、明細の親経費エントリは変更できません。

処理者は走行距離の経費タイプを修正することはできません。

処理者が経費タイプを修正すると、以下のアクションが発生します。

• 新規経費タイプに異なる支払先一覧がある場合は、支払先一覧のフィールドは空欄になります。
• 配賦フィールドは変更されません。
• 同席者フィールドは変更されません。
• コメント フィールドは変更されません。
• 監査証跡に変更の記録が追加されます。

1. 経費タイプを修正するには:
2. [レポートの処理] ページを開き、目的の経費の隣にあるチェック ボックスを選択（有効化）します。右側のペインに経費詳細が表示されます。
3. 既存の経費タイプをハイライト、またはリストが表示されたらリストから選択します。

1. [保存] をクリックします。

コメントを添えたレポートをメール送信する

処理者はコメントを添えてレポートのコピーをメールすることができます。

1. レポートにコメントを添えてメールするには:
2. [レポートの処理] ページで [印刷/メール] > [詳細レポート] をクリックします。

1. 目的のメール受信者を入力します。

1. 必要に応じ、[コメント] フィールドに入力します。
2. [送信] をクリックします。レポートの監査証跡に、メールの受信者およびコメントが追加されます。監査証跡へのエントリは最大1300文字となり、それ以上は表示されません。

レポート ステータスを修正する

レポートの領収書ステータスを設定する

経費精算レポート レベルで紙の領収書に受領済(または未受領）のマークを付けることができます。

1. レポートに領収書を受領済または未受領のマークを付けるには:
2. [レポートの処理] ページで、目的の経費精算レポートを検索します。
3. 必要に応じて、レポートのチェック ボックスを選択（有効化）します。
4. [領収書ステータスにマークを付ける] > [領収書を受領済] または [領収書を未受領] をクリックします。[領収書ステータス] の列が更新されます。

経費エントリの確認ステータスを設定する

処理者は、項目ごと、または項目のグループに確認済みのマークをつけることができます。

1. 経費エントリをレビュー済としてマークするには:
2. [レポートの処理] ページで、目的の経費のチェック ボックスを選択します。
   ヒント: 明細エントリを表示するには、詳細アイコン（）をクリックしてリストを展開します。

1. [レビュー済] フィールドで [はい] をクリックします。

1. [保存] をクリックします。
2. 複数の経費エントリを一括でレビュー済としてマークするには:
3. [経費精算ホーム] を開き、目的の経費の隣にあるチェック ボックスを選択します。右側のペインに確認ステータスのオプションが表示されます。

1. [レビュー済のマークを付ける] をクリックします。選択した経費エントリの [レビュー済] フィールドが [はい] に更新されます。

レポートを従業員に差戻す

処理者はレポートを従業員に差戻すことができます。従業員は修正し再提出することができます。

1. 経費精算レポートを従業員へ差戻すには:
2. [経費精算ホーム] を開き、[従業員へ差戻す] をクリックします。

[レポートを差戻す] ウィンドウが表示されます。

1. レポートを差し戻す理由をコメント欄に記入します。

• 処理者が経費を「差戻す」場合、[承認金額] フィールドが「請求金額」にリセットされる旨を承認者や処理者に通知すると有用です。

1. [OK] をクリックします。

承認済レポートの撤回

もし処理者が以前承認されたレポートを撤回する必要がある場合、[処理者へ撤回] 機能を使用することができます。この機能は、[承認ステータス] が「承認」、および [支払ステータス] が「支払済」のレポートに利用できます。特定のレポートを表示するには、検索が必要な場合があります。

1. 処理者に経費精算レポートを撤回するには:

[レポートの処理] ページで、[処理者へ撤回] をクリックします。

レポートが、「承認済みおよび経理審査中」 ステータスに戻ります。

レポートおよび経費を承認する

レポートの承認

処理者は、レポートの承認をすることができます。

1. レポートを承認するには:

[レポートの処理] ページで、[承認] をクリックします。

経費エントリの一部を承認または却下する

通常、処理者は申請金額全体に対し、経費エントリを個別に承認します。必要な場合は、処理者が経費エントリの承認金額を下げることができます。

経費精算レポート内にリストされている各経費エントリ項目と明細を部分承認または却下することができます。明細エントリを表示するには、明細化の詳細アイコン（）をクリックして明細リストを展開します。

• 重要: 明細エントリがある場合、親エントリを部分承認することはできず、むしろ親経費内の明細の金額を調整します。

1. 経費エントリの項目を部分承認または却下するには:
2. [レポートの処理] で、目的の経費の隣にあるチェック ボックスを選択します。右側のペインに経費詳細が表示されます。
3. [承認金額] フィールドで金額を変更します。金額をゼロにすると、すべての経費が却下されます。
4. 必要に応じてコメントを記入します。
5. [保存] をクリックします。経費エントリが部分承認または却下されます。
6. SAP Concur 管理者は、部分的に承認または却下できないよう設定する場合があります。詳細につきましては SAP Concur 管理者までお問い合わせください。
7. 親経費エントリ全体を却下するには:
8. この操作のために明細化の詳細を表示する必要はありません。ただし、この作業を実行すると、明細エントリ全体が却下されます。実行前には詳細をもう一度よく確認してください。
9. [レポートの処理] ページで、目的の経費のチェック ボックスを選択します。右側のペインに経費詳細が表示されます。
10. [支払金額ゼロ] をクリックします。親およびすべての明細エントリの [承認金額] がゼロになります。

• 重要: [支払金額ゼロ] を一度クリックすると、承認金額の値を変更することができなくなります。経費エントリとその明細のサブエントリはすべて却下されます。誤って却下された場合は、従業員はレポートを再度作成して再提出する必要があります。

1. 必要に応じてコメントを記入します。
2. [保存] をクリックします。経費精算レポートの明細化された経費エントリ全体が却下されます。

経費を従業員に差戻す

処理者は、経費精算レポート全体ではなく、1 つまたは複数の経費を従業員に差戻すことができます。レポートに残っている経費は承認され、次のワークフロー ステップに進みます。

1. 1 つまたは複数の経費を従業員に差戻すには:
2. 目的の経費をクリックすると、[経費精算] タブに経費詳細が表示されます。
3. [経費精算] タブで [経費の差戻し] チェックボックスを選択（有効化）します。
4. [保存] をクリックします。
5. [レポートの処理] ページで、[承認] をクリックします。[従業員へ差戻す] および [差戻す経費] のウィンドウが表示されます。

1. 経費を差戻す理由をコメント欄に記入します。
2. [OK] をクリックします。その後、経費精算で自動的に次の処理が行われます。

• 新しいレポート:
• レポート レベルの規定外フラグがあるもとのレポートのヘッダー情報を利用して [分離元:] <レポート名>」という名前の新しいレポートを作成します
• 選択された経費をエントリ レベルの規定外フラグとともに添付します
• 監査証跡項目を追加します。もとのレポート名とレポート ID が含まれます
• 新しく生成されたレポートを、承認者のコメントとともに従業員に差戻します
• もとのレポート:
• もとのレポートに残っている経費を承認します
• 監査証跡項目を追加します。新しく作成されたレポート名とレポート ID が含まれます
• もとのレポートを次のワークフロー ステップへ送ります

差戻し可能なエントリについて

すべてのエントリがもとの経費精算レポートから分割して従業員へ差戻し可能というわけではありません。明細（明細化された経費の子エントリ）の場合、明細化された経費全体（親）を従業員に差戻します。明細を個別に差戻すことはできません。

このような場合、[経費] タブに [経費の差戻し] チェックボックスは表示されません。

すべての経費を差戻す

[経費の差戻し] チェック ボックスを使用して、レポートに含まれるすべての経費を差戻す場合、レポート全体が差戻されます。経費精算は、分離」レポートを作成せず、通常の手順に従ってもとのレポートを差戻します。

レビュー中メッセージの使用

事前申請の適切な決定をする前に、経費精算レポートのフォローアップや調査が必要な場合があります。「レビュー中機能を使用することで、別の処理者にレポートがレビュー中であることを知らせることができます。

1. この機能は複数の処理者がいる組織のために準備されました。

重要:

「レビュー中」は承認ステータスでもワークフローのステータスでもありません。単にメッセージ（警告）にすぎません。このメッセージは承認に影響しません。また、ワークフローが変更されることもありません。実際、ほかの処理者の操作（従業員へ差戻すなど）を阻止することもありません。レポートがレビュー中であることをほかの処理者に警告するためのものです。

また、このレビュー中メッセージは処理者のみに表示されます。従業員や承認者がこのメッセージを見ることはありません。

レポートにマークする

本ガイドで説明した通常の方法（検索エリアを使用するか、または照会を実行する）でレポートを検索します。「レビュー中」とマークされたレポートも結果に含まれます。

1. レポートに「レビュー中」メッセージを設定するには:
2. 目的のレポートを開きます。[レポートの処理] ページでレポートが開きます。

1. [要レビュー] をクリックします。[レビュー中のマークを付ける] ウィンドウが表示されます。

1. [コメント] フィールドにコメントを入力します。
2. [コメント] フィールドには既定で「レビュー中」というテキストが入力されています。
3. [OK] をクリックします。

コメントの表示

レポートにマークした処理者だけでなく、このコメント メッセージはすべての処理者に対してさまざまな場所に表示されます。

[レポートの処理] の [レポートの処理] ページに表示されます。

マウス ポインタをメッセージに合わせると、メッセージ全文、日付、処理者の名前を確認できます。

処理者の監査証跡のページにもこのメッセージが表示されます（ユーザーや承認者には見えません）。

また、処理者の検索結果ページにも表示されます。

[承認ステータス] の列に、[レビュー中] メッセージが日付や処理者の名前とともに表示されています。コメント アイコンが表示されます。マウス ポインタをアイコンに合わせると、メッセージ全文を確認できます。

レポートのマークを解除する

フォローアップ レビューを完了したら、[レビュー中] メッセージを削除する（レポートのマークを解除する）ことができます。

1. [レビュー中] メッセージは、レポートにマークを付けた本人だけでなくどの処理者でも削除することができます。

以下の操作ができます。

• レポートを開き、 [レビュー完了] をクリックします。

コメントを入力し、[OK] をクリックします。

- または -

• 別の処理者のアクションを完了させます。たとえば、[承認] をクリックした場合、操作を続行すると「レビュー中」メッセージが削除されることを示すメッセージが表示されます。ただし、操作を阻止することはありません。

一括アップデート - 制限

検索結果ページで複数のレポートの承認ステータスを変更するなどの一括操作ではレポートのマークを解除することはできません。

[確認してください] のボックスで [ＯＫ] をクリックすると、マークが付けられたレポートの選択が解除され、変更操作は無効になります。ほかのレポートに対しては変更が反映されます（このケースでは、承認ステータスが変わります）。

「レビュー中」レポートの撤回

通常、レポートにマークが付いていることをユーザー（従業員）が知ることはありません。ユーザーの [レポート リスト] ページや [監査証跡] （ユーザーが目にするもの）に、そのことを示すものは何もありません。

ただし、[レビュー中] メッセージが付いているレポートは撤回することができません。ユーザーがレポートを撤回しようとすると、撤回できない旨を知らせるメッセージが表示されます。