Concur Expense: レポート処理
Standard Edition ユーザー ガイド
最終更新日, 2019年10月31日
以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。
Expense
Professional/Premium edition
Standard edition
Travel
Professional/Premium edition
Standard edition
Invoice
Professional/Premium edition
Standard edition
Request
Professional/Premium edition
Standard edition
目次
経費に追加できる領収書の行項目 領収書イメージ添付機能について 22
[経費に添付できる領収書] を使用して、経費エントリに領収書イメージを添付する 25
プラグイン経由で Chrome ブラウザからの領収書イメージを送信 30
改訂履歴
日付 | 注意事項 / コメント / 変更内容 |
|---|---|
2021年1月27日 | 著作権を更新しました。表紙のタイトルに Concur を追加しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020年4月17日 | ガイドのタイトル ページで [Authorization Request] チェック ボックスの名前を [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020年1月03日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2019年10月31日 | SAP Concur のサインイン ページのイメージを更新しました。 |
2019年8月10日 | 軽微の編集を行いました。 |
2019年1月15日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2018年4月06日 | 表紙のチェック ボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2018年3月7日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2017年1月10日 | 処理者が経費を「差戻す」場合、[承認金額] フィールドが「請求金額」のにリセットされる旨を承認者や処理者に通知すると有用であるという注意を追加しました。 |
2016年12月15日 | 著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。 |
2016年4月29日 | 支払ステータスを含むよう、レポート処理およびリストの設定ページの画像を更新しました。 |
2015年5月15日 | レイアウトの更新に合わせて、条件編集ツールのスクリーン ショットを更新しました。 |
2015年3月13日 | 新しい優先設定を追加しました: [レポートの照会を次の期間に絞る] |
2015年1月19日 | 新旧インターフェイスについての情報を削除しました。その他の内容の変更はありません。 |
2015年1月16日 | 領収書ストアを経費に添付できる領収書に更新しました。UI のスクリーン ショットを更新しました。 |
2014年9月16日 | 2 つのユーザー インターフェイスについての情報を追加しました。そのほかの内容の変更はありません。 |
2014年8月22日 | セクション「リッチ データ」を新しく追加しました。 簡単な説明、例、およびリッチ データ クライアント概況報告書への参照を記載しています。 |
2014年5月16日 | コメントを添えたレポートをメール送信する を新しい監査証跡情報を加えて更新しました。「監査証跡の表示」に、詳細レポートの送信先に選択したユーザーに応じて表示されるレポートの行の情報を追加しました。 |
2014年3月7日 | 初版(この内容は、Concur Standard 向け Expense 管理ユーザー ガイドから移行し |
経費処理者は [レポートの処理] ページから、レポートの表示、領収書のマーク(受領済にする)、領収書のアップロード、レポートの承認、経費精算レポートの履歴表示などを行うことができます。
経費精算レポートの処理の一般的な手順は以下のとおりです。
承認ステータス | 説明 |
|---|---|
経理審査 | レポートはレビュー中です。経費精算レポートまたはエントリに最小限の編集を加えることが可能です |
承認済 | 経費精算レポートは承認されました |
従業員へ差戻し |
[レポートの処理] ページで、処理者は次の操作ができます。
処理者は [レポートの処理] ページでいくつかの要素を変更することができします。
[経費精算] > [レポートの処理] をクリックします。[レポートの処理] ページが表示され、[処理待ちのレポート] が規定で表示されます。
[レポートの処理] ページの動作を設定することができます。
フィールド | 説明 |
|---|---|
既定の照会 | [レポートの処理] ページを開いた時に実行する目的の照会をクリックします。よく使用する照会が特になければ、[なし] または一般的な照会 [処理待ちのレポート] に設定しておきます。 |
レポートの照会を次の期間に絞る | 目的の時間設定を確認します。選択肢は、[3ヶ月]、[6ヶ月]、[1年]、[2年]、または [なし] (規定) です。 |
リストの行 | ページ表示にれる行数をクリックします。レポート数がそれより多い場合は、複数ページに渡って表示されます。ここでは、リストの各ページに表示されるレポート数を設定します。 |
タイムゾーン | 検索照会のタイムゾーン優先設定をクリックします。処理者または処理者のサービスエリア タイムゾーンを元に、予想される日時のレートに一致する照会パラメータの調整を可能とします。 |
ワークフローの変更後にリスト内に次のレポートを開く | 目的のチェック ボックスを選択(有効化)または解除(無効化)します。オフにすると、画面はレポート リストに戻ります。 |
レポートを開いた際に領収書を自動表示 | 目的のチェック ボックスを選択(有効化)または解除(無効化)します。オフにすると、必要なときにメニューから領収書を開くことができます。 |
[レポートの処理] ページのレポートの列は必要に応じて追加、削除、並べ替えが可能です。
[レポートの処理] ページで、列をラッグ アンド ドロップして場所を移します。列が挿入される場所に矢印が表示されます。新しい順序で列が表示されます。
[レポートの処理] ページの リストセクションに表示される経費の列は追加、削除、並べ替えが可能です。
[レポートの処理] ページの経費リスト セクションで、列をラッグ アンド ドロップして場所を移します。列が挿入される場所に矢印が表示されます。新しい列の順序が表示されます。
処理者は、 [レポートの処理] ページで [レポートの検索条件] を使用し経費精算レポートを検索することができ、規定または保存された照会を行うことができます。
開始時、[レポートの処理] ページは空欄です。ページを開くと、規定で [処理待ちのレポート] 照会が表示されます。
[レポートの検索条件] で、特定の経費精算レポートの情報を検索することができます。(従業員名 = Brown)Brown という姓の従業員が作成した経費精算レポートだけが検索結果として返されます。
既定の照会の [処理待ちのレポート] の照会、あるいは自分で作成した照会を使ってレポートを検索することができます。[処理待ちのレポート] の照会が実行されると、事前申請が保留中のすべての経費精算レポートが [レポートの処理] ページに表示さ、ます。
[照会の実行] メニューから目的の照会をクリックします。[レポートの処理] ページが検索結果を反映して更新されます。
処理者は、[レポートの処理] ページにある [照会の作成/管理] メニューを使用して、検索照会の新規作成および既存の照会の管理を行うことができます。照会は if - then 形式の条件文です。定義された条件を満たす場合にレポートを表示します。
条件式を作成または編集する際、処理者は以下の点を考慮する必要があります。
条件は通常、フィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。たとえば、以下のようになります。
複数の条件を組み合わせる場合は、それぞれの条件を「および」もしくは「または」で区切ります。条件は末尾に追加することも、間に挿入することも可能です。
括弧はオプションで、「および」 / 「または」演算子の演算の順序を定義するために使用します。括弧がない場合は、左から右へ「および」 / 「または」の演算を実行します。「または」よりも「および」が優先されることはなく、単純に左から右へ式が評価されます。
条件式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に一致していなければなりません。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。
左右の括弧の位置と数が正しい例:
(条件 1)および(条件2)
左右の括弧の数は一致しているが、位置が正しくない例:
条件 1)および(条件 2
条件 1) および(条件 2)または(条件 3
(条件 1))および(条件 2
単純な条件の例:
条件は、以下のように単純なブール比較です。
レポート総計が 1000 より大きい
条件はレポート総計が 1000 より大きいかどうか確認します。真の場合、検索されたレポートが表示されます。偽の場合、レポートは表示されません。
複雑な条件の例:
上記の例のように条件式が 1 つの条件だけの場合もあれば、「および」 / 「または」の演算子や括弧で複数の条件が連結されている場合もあります。たとえば、以下の例では条件が 4 つ含まれます。
レポート日 [が次より大きい] 2014/09/30(従業員の姓が Smith または Jones に等しい)、およびレポート総計 [が次より大きい] 5000
照会を追加する際、処理者は条件エディタを使用します。
[照会の追加] ページのそれぞれの行に条件が 2 つ表示されています。次の表は、[照会の追加] ページの各フィールドについて説明しています。
フィールド | 説明 |
|---|---|
A: 左括弧 | 条件の組み合わせに応じて、括弧の数(0~3)をクリックします。 |
B: データ オブジェクト | 以下の項目のうちいずれかをクリックします。 |
C: フィールド / 値 | ヘルパー ペインから項目をクリックします。[データ オブジェクト] リストから選択した項目によって、このペインに表示される情報は変化します。 |
D: 演算子 | ヘルパー ペインから項目をクリックします。補助ペインには前回選択した情報が表示されています。 |
E: データ オブジェクト | このフィールドには常に [値] と表示されます。ユーザーが変更することはできません。 |
F: フィールド / 値 | ヘルパー ペインから項目をクリックします。[データ オブジェクト] リストから選択した項目によって、このペインに表示される情報は変化します。 |
G: 右括弧 | 条件の組み合わせに応じて、括弧の数(0~3)をクリックします。 |
H: 「および」 / 「または」 | 現在の条件と次の条件を連結する際にいずれかをクリックしてください。 |
照会を作成あるいは編集する際は、条件式を定義します(照会の if の部分です)。式には、「および」や「または」で区切った複数の条件を含むことができます。たとえば、以下のようになります。
(レポート総計が 500 US ドル以上)
[照会の追加] ページは次のようになります。
それぞれの処理者は、[レポートの処理] ページを使用し新しい照会を作成することができます。照会は、ユーザーが管理権限を持つ従業員グループに対して実行可能です。
フィールド | 説明 |
|---|---|
照会名 | 照会名を入力します。入力した名前が [レポートの処理] ページの [照会の実行] メニューに表示されます。 |
条件 | 条件エディタ内から適切な情報をクリックしてください。 |
挿入 | クリックして条件エディタに条件を追加してください。編集中の行の後ろに追加するか、選択した行の前に挿入することができます。追加できる行の数に制限はありません。 |
削除 | 削除する条件の隣にあるチェック ボックスを選択(有効化)し、[削除] をクリックしてください。条件が削除されます。この操作を元に戻すことはできません。誤って条件を削除してしまった場合は、作成し直してください。 |
処理者は [照会の作成/管理] メニューで照会を編集することができます。
照会はユーザーごとに作成されます。したがって、照会の作成者のみが閲覧と操作を行うことができます。誤って削除してしまった場合は作成し直してください。
結果は Excel 形式のファイルにエクスポートできます。
[レポートの処理] ページで、目的の経費精算レポートをクリックします(経費精算レポートの情報を表示している部分であれば、チェック ボックス以外のどこをクリックしてもレポートは開きます)。レポート名はページのナビゲーション エリアに表示されます。経費 ([経費リスト] セクション) は左側に表示され、経費の詳細情報は右側に表示されます。
処理者は、レポートの詳細を2つの方法で表示することができます。
経費精算レポートを表示中にマウス ポインタを乗せると、レポート詳細が含まれるウィンドウが開きます。詳細ウィンドウに表示されるアイコンの例は以下の通りです:
[詳細] メニューを使用し全レポート詳細を表示する[詳細] メニューは下記のような情報を含みます:
処理者は、いくつかのレポート詳細を修正することができます。これらには、以下が含まれます。
処理者は、レポートおよび/または経費エントリ レベルで既存の領収書のイメージを確認することができます。処理者は、レポートが表示のため開かれている際に領収書のイメージを自動的に開くかどうか設定することができます。
リッチ データが含まれる取引がクレジット カード フィードからインポートされた場合、必要な領収書の代わりにリッチ データを使用できます。リッチ データに対応している国々では、リッチ データがあれば、領収書必須の条件を満たすことができます。
例: [設定ウィザード] の [コンプライアンス] ステップで、領収書を必要とするようにレンタカー経費タイプが設定されているとします。Chris Miller に、リッチ データが含まれるレンタカー用の法人カード取引があるとします。リッチ データは添付された領収書とみなされるため、レンタカー経費エントリに領収書イメージを追加することなく、Chris は経費精算レポートを提出できます。
領収書イメージは、従業員によってレポートおよび/または経費エントリ レベルで添付されます。処理者も必要に応じいずれかのレベルでイメージを添付することができます。
[経費に添付できる領収書] は [Concur イメージング サービス] と連動しています。そのため、ユーザーは、メールまたはアップロードした領収書イメージを経費エントリ レベルの行項目(のみ)に添付することができます。また、このデザインは、ユーザー インターフェイスに複数の画像添付し、ユーザー サイトの柔軟性をサポートしています。マネージャーおよび処理者にとり、特定の行項目経費エントリの領収書イメージを照合するタスクは、エントリおよびイメージが並んで表示されることで単純化されました。
一旦照合されると、ユーザーは領収書イメージを [経費に追加できる領収書] に PDF、 PNG、または JPEG フォーマットで直接メールすることができます。また、メール本文に埋め込むことも可能です。ユーザーは [経費に添付できる領収書] の [メール照合] を使用してメール アドレスを照合することができます。
また、[プロファイル] でメール アドレスを照合することも可能です。
[経費に添付できる領収書] にイメージを送信する際は、以下のガイドラインに沿って行ってください:
ユーザーは経費エントリの作成中、以下の段階でイメージを添付することができます:
ユーザーは [詳細] ビューでエントリが開かれた際に表示される [領収書の添付] ボタンを使用し、[経費に添付できる領収書] から直接イメージを添付することもできます。
アップロード可能な [領収書の添付] ウィンドウが開きますが、該当のチェックボックスを選択することでユーザーが [経費に添付できる領収書] からイメージを選択することができるサブ セクションも含まれます。
ローカルに保存された領収書もアップロード可能です。[経費に添付できる領収書] の [アップロード] ボタンを使用して行います。
[経費に添付できる領収書] のイメージは、以下の方法で表示、または変更することができます。
Concur Travel & Expense Web Receipts プラグインを Chrome ウェブストアからインストールすると、Google Chrome ブラウザ内から直接領収書のスクリーンショットを撮り、経費に添付できる領収書ライブラリ内のフォルダに送信することができます。
まず、[検索] ボックスに「Concur Travel & Expense Web Receipts」と入力して、SAP Concur プラグインをダウンロードします。
使用条件に同意して、[追加] をクリックします。
プラグインがダウンロードされ、Google ブラウザ ウィンドウの右上端にアイコンが表示されます。
経費精算レポートの行項目に領収書イメージの追加が必須であるにもかかわらず、領収書イメージを提供できない場合、実際の領収書の代わりに領収書紛失届にデジタル署名し、個々の経費に添付して提出することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。
処理者の唯一の役目は、領収書のイメージを必要とするレポート エントリに、領収書のイメージ代わりに紛失届を添付することです。これは、ユーザーの代理、および処理者では、紛失届を変更できないためです。領収書イメージが見つかり、添付が必要になった場合、処理者の役目としては、正しいイメージ ファイルを添付できるようレポートを返すだけです。
[コメント履歴] ウィンドウが表示されます。
処理者は配賦の詳細を表示することができます。精算の構成によっては配賦フィールドを編集できない場合があります。
処理者は経費の明細化の詳細を表示し、選択した詳細を修正することができます。経費リストの上部にある明細化の詳細アイコンをクリックすると、すべての経費項目の明細リストが展開され(または折りたたまれ)ます。個々の経費明細も、明細化の詳細アイコンを使用して、展開する(または折りたたむ)ことができます。
明細 リストが表示されます。
[経費精算ホーム] ページでは、レポート ヘッダーの情報を閲覧することができます。レポートヘッダーには、ヘッダー フィールドやそれに関連する購買申請が含まれます。
[レポート ヘッダー] ウィンドウが表示されます。
処理者は、経費精算レポートの監査証跡を表示できます。このページは読取専用です。
[監査証跡] ウィンドウが表示されます。
証跡が追加される主なレポート レベルの操作は、以下のとおりです。
アクション | 説明 |
|---|---|
レポート提出 | レポートが提出されると、証跡が追加されます。 |
承認または支払ステータスの変更 | システムまたはユーザーがレポートの承認や支払ステータスを変更すると証跡が追加されます。 |
コメント編集ステータスの変更 | レポートへのコメントが編集できないときに証跡が追加されます。 |
規定外フラグの生成 | 規定外フラグを含むレポートが提出されると証跡が追加されます。規定外フラグごとに、フラグ、コード、およびレベルの情報も併記されます。 |
提出後のレポート レベル フィールドの編集 | レポートが提出された後でレポートのフィールドが変更されると、証跡が追加されます。 |
領収書またはイメージの受領 | 領収書またはイメージが受領済みとしてマークされると、証跡が追加されます。 |
従業員へ差戻し | レポートのステータスが再提出のときにエントリが削除されると証跡が追加されます。 |
詳細レポートをメールで送信する | ユーザーが詳細レポートをメールする際、送信者の名前、送信日時、受信者のメールアドレス、メール本文に追加されたコメントの内容(最大1300文字)が含まれる行が作成されます。 |
証跡が追加される主なエントリ レベルの操作は、以下のとおりです。
アクション | 説明 |
|---|---|
コメント編集ステータスの変更 | エントリへのコメントが編集できないときに証跡が追加されます。 |
規定外フラグの生成 | 規定外フラグを含むレポートが提出されると証跡が追加されます。各エントリ レベルの規定外フラグには、フラグ、コード、およびレベルの情報も併記されます。 |
提出後のエントリ レベル フィールドの編集 | エントリが提出された後でエントリのフィールドが変更されると、証跡が追加されます。 |
エントリの部分承認または却下 | システムまたはユーザーがエントリを部分承認または却下すると、証跡が追加されます。 |
処理者は、経費精算レポートの承認ワークフローを確認することができます。
[レポートの処理] ページで、[詳細] > [承認フロー] をクリックします。
[レポートの承認フロー] ウィンドウが表示されます。
[レポートの処理] ページでは、経費精算レポートの規定外フラグを非表示にすることができます。
[レポートの処理] ページで [規定外フラグの非表示] をクリックします。
[規定外フラグ] ペインが非表示になります。
[レポートの処理] ページで [規定外フラグの表示] をクリックします。
[規定外フラグ] ペインが表示されます。
処理者は [レポートの処理] ページで経費精算レポートを印刷することができます。
印刷には以下の形式が利用できます。
フィールド | 説明 |
|---|---|
FAX 用領収書送信票 | この送信票は FAX 領収書に添付するために使用されます。また、この作業を正常に遂行するために必要なすべての情報が含まれています。 注意: 経費精算レポートの領収書を FAX する必要がある場合にこのページを印刷してください。 |
領収書レポート | このレポートには領収書が必要なすべての経費が印刷されます。社内の経理部門へ提出する際に、このレポートを印刷して領収書に添えます。 |
詳細レポート | このレポートは、すべてのレポート詳細を表示します。 |
経費処理者は、従業員の間違いを修正するため、経費単位の経費タイプを限定的に修正することができます。エントリの経費タイプを修正する際、明細の親経費エントリは変更できません。
処理者は走行距離の経費タイプを修正することはできません。
処理者が経費タイプを修正すると、以下のアクションが発生します。
処理者はコメントを添えてレポートのコピーをメールすることができます。
経費精算レポート レベルで紙の領収書に受領済(または未受領)のマークを付けることができます。
処理者は、項目ごと、または項目のグループに確認済みのマークをつけることができます。
処理者はレポートを従業員に差戻すことができます。従業員は修正し再提出することができます。
[レポートを差戻す] ウィンドウが表示されます。
もし処理者が以前承認されたレポートを撤回する必要がある場合、[処理者へ撤回] 機能を使用することができます。この機能は、[承認ステータス] が「承認」、および [支払ステータス] が「支払済」のレポートに利用できます。特定のレポートを表示するには、検索が必要な場合があります。
[レポートの処理] ページで、[処理者へ撤回] をクリックします。
レポートが、「承認済みおよび経理審査中」 ステータスに戻ります。
処理者は、レポートの承認をすることができます。
[レポートの処理] ページで、[承認] をクリックします。
通常、処理者は申請金額全体に対し、経費エントリを個別に承認します。必要な場合は、処理者が経費エントリの承認金額を下げることができます。
経費精算レポート内にリストされている各経費エントリ項目と明細を部分承認または却下することができます。明細エントリを表示するには、明細化の詳細アイコン()をクリックして明細リストを展開します。
処理者は、経費精算レポート全体ではなく、1 つまたは複数の経費を従業員に差戻すことができます。レポートに残っている経費は承認され、次のワークフロー ステップに進みます。
すべてのエントリがもとの経費精算レポートから分割して従業員へ差戻し可能というわけではありません。明細(明細化された経費の子エントリ)の場合、明細化された経費全体(親)を従業員に差戻します。明細を個別に差戻すことはできません。
このような場合、[経費] タブに [経費の差戻し] チェックボックスは表示されません。
[経費の差戻し] チェック ボックスを使用して、レポートに含まれるすべての経費を差戻す場合、レポート全体が差戻されます。経費精算は、分離」レポートを作成せず、通常の手順に従ってもとのレポートを差戻します。
事前申請の適切な決定をする前に、経費精算レポートのフォローアップや調査が必要な場合があります。「レビュー中機能を使用することで、別の処理者にレポートがレビュー中であることを知らせることができます。
「レビュー中」は承認ステータスでもワークフローのステータスでもありません。単にメッセージ(警告)にすぎません。このメッセージは承認に影響しません。また、ワークフローが変更されることもありません。実際、ほかの処理者の操作(従業員へ差戻すなど)を阻止することもありません。レポートがレビュー中であることをほかの処理者に警告するためのものです。
また、このレビュー中メッセージは処理者のみに表示されます。従業員や承認者がこのメッセージを見ることはありません。
本ガイドで説明した通常の方法(検索エリアを使用するか、または照会を実行する)でレポートを検索します。「レビュー中」とマークされたレポートも結果に含まれます。
レポートにマークした処理者だけでなく、このコメント メッセージはすべての処理者に対してさまざまな場所に表示されます。
[レポートの処理] の [レポートの処理] ページに表示されます。
マウス ポインタをメッセージに合わせると、メッセージ全文、日付、処理者の名前を確認できます。
処理者の監査証跡のページにもこのメッセージが表示されます(ユーザーや承認者には見えません)。
また、処理者の検索結果ページにも表示されます。
[承認ステータス] の列に、[レビュー中] メッセージが日付や処理者の名前とともに表示されています。コメント アイコンが表示されます。マウス ポインタをアイコンに合わせると、メッセージ全文を確認できます。
フォローアップ レビューを完了したら、[レビュー中] メッセージを削除する(レポートのマークを解除する)ことができます。
以下の操作ができます。
コメントを入力し、[OK] をクリックします。
- または -
検索結果ページで複数のレポートの承認ステータスを変更するなどの一括操作ではレポートのマークを解除することはできません。
[確認してください] のボックスで [OK] をクリックすると、マークが付けられたレポートの選択が解除され、変更操作は無効になります。ほかのレポートに対しては変更が反映されます(このケースでは、承認ステータスが変わります)。
通常、レポートにマークが付いていることをユーザー(従業員)が知ることはありません。ユーザーの [レポート リスト] ページや [監査証跡] (ユーザーが目にするもの)に、そのことを示すものは何もありません。
ただし、[レビュー中] メッセージが付いているレポートは撤回することができません。ユーザーがレポートを撤回しようとすると、撤回できない旨を知らせるメッセージが表示されます。